Оптимизация работы персонала

Российские компании ведут активное внедрение технологий управления качеством и эффективностью бизнеса. Системы мотивации персонала на основе ключевых показателях эффективности (KPI) – популярная инновация, приносящая компаниям дополнительные выгоды, при ее правильной организации. Внедрение систем оценки эффективности и мотивации персонала, моделирование систем показателей и введение сводной оценки для руководителей на каждом уровне управления позволяют прогнозировать и упреждать появление проблем, органично сочетать уровни стратегического и оперативного управления, контролировать наиболее существенные финансовые и нефинансовые показатели деятельности компаний.

С 1991 г. компания «QPR Software Plc» (головной офис находится в Хельсинки) специализируется на внедрении решений, помогающих компаниям контролировать бизнес процессы и достигать стратегические цели. Решения QPR сфокусированы на усилении компетенции руководителей и персонала в достижении целей. Сеть QPR раскинута в более, чем 50 странах мира. Клиентами компании являются как коммерческие, так и бюджетные организации, такие как Canon, Siemens Portugal, Stora Enso Packaging, Nokia, Finnish Defense Forces, Electrolux ITSolutions, Fortum и Skanska, МТС, Сибур, РАО ЕЭС, ТНК, Газпромнефть, Нестле, Пробизнесбанк, Префектура ЦАО г. Москвы и др.

При изучении опыта российских компаний в построении мотивационных систем были выделены наиболее подходящие схемы для создания действующих алгоритмов. Известны неудачные примеры использования российскими компаниями западных систем и подходов к бизнесу – своего рода экспансии бизнес-культуры, не привязанной к традициям российского управления, где неумелая постановка задач без обозначения конечной и понятной для работника цели того или иного проекта либо иные логически незавершенные инициативы становились демотивационными факторами, поэтому специалисты компании QPR Software Plc старались перенять опыт успешных внедрений систем мотиваций, собирая порой закрытые материалы из открытых источников. В итоге разработчики смогли систематизировать информацию, разбить ее по отраслям и сделать некоторые выводы, которые и использовали при создании алгоритмов для автоматизации. Существенная помощь в этом была оказана российскими партнерами, передавшими разработчикам целиком программно-методические комплексы по организации системы мотивации. Они были использованы для создания автоматизированной системы для широкой аудитории. Это должна была быть простая и понятная всем система, согласно которой при выполнении работником в срок и качественно своих функций он получает бонус.

Неправильно разработанные KPI могут спровоцировать злоупотребления и махинации, например, намеренное искажение отчетности. Распространены случаи, когда персонал находил лазейки для подтасовки результатов, влияющих на общие показатели. Так, на заводах он сознательно сокращал выработку, чтобы в дальнейшем не были снижены расценки на единицу выпускаемой продукции. Из-за слишком большого количества KPI, сотрудники становились неспособными контролировать их выполнение либо KPI могли быть установлены по функциям, не контролируемым ими, что приводило к саботажу проекта уже на стадии тестирования. В колл-центрах, чтобы обслужить большее количество звонков, операционисты старались быстрее закончить разговор, что сказывалось на качестве переговоров. Завышенные показатели приводили к намеренному искажению сути процессов, в погоне за бонусами и т.д. Изучение примеров внедрений и методик начисления премий и бонусов в успешных российских компаниях позволило выделить управленческие действия, которые были систематизированы и фактически реализованы на платформе QPR. По возможности были упрощены процессы, составлены алгоритмы максимально эффективных организационных решений, способных принести реальную пользу бизнесу, при этом за заказчиком сохранена возможность индивидуальной настройки.

Управление персоналом – искусство, базирующееся на эмпирическом знании. Выстраиванием корпоративных систем мотивации персонала должен заниматься профессионал, владеющий рычагами управления. Задачу по детализации процессов решали наши партнеры – эксперты в организации систем мотивации, давно работающие на платформе QPR. Они составили пошаговые инструкции по внедрению бизнес-решений и функционированию новых процессов после внедрения, нормативно-регламентную и методическую документацию. Необходимо отметить, что было немало случаев самостоятельной автоматизации систем мотивации на платформе QPR силами внутренних подразделений компаний. Это не сложная задача, если не требуется формализации или проведения дополнительного консалтинга в компании. Были случаи, когда компании, имеющие ограниченный бюджет, приобретали платформу и самостоятельно внедряли на ее основе систему мотивации.

В ходе исследования множества систем мотивации были исключены ненужные элементы и создано «коробочное решение». Получилась простая система – оценка деятельности производится на основе выполнения каждым сотрудником его корпоративных и функциональных показателей и индивидуальных задач, затем рассчитывается бонус. Весь процесс ясно понимается персоналом, который в свою очередь мотивирован на выполнение закрепленных за ним задач.

В настоящее время QPR проводит тестирование разработанного механизма генерации показателей KPI из финансовой отчетности. Это будет своеобразный шлюз передачи данных из всевозможных информационных систем и источников, в том числе из «1С». Данная система интеграции позволит автоматизировать почти все ранее вводимые вручную данные, за исключением введения качественных показателей, экспертной оценки, которые являются направляющими элементами в системе мотивации и указывают на приоритетность действий, внутреннюю культуру компании. Уже получены запросы на этот механизм от большого количества наших клиентов. Отдельные его модули позволят проводить абонентские онлайн-консультации по комплексной автоматизации деятельности компании и ведению бухгалтерского учета, созданию финансовой отчетности. Руководители получат практический инструмент мониторинга и контроля за эффективностью работы компании.

Однако возникает вопрос: каким должен быть штат сотрудников, обслуживающих систему? Правильно настроенная система работает без сбоев и не требует дополнительных вложений. Все зависит от масштаба компании. Казалось бы, сложно обойтись без сотрудника, ответственного за администрирование системы, сбор данных и подготовку отчетности, но если правильно организовать работу, то эту задачу можно распределить среди штатных специалистов. По такой схеме были настроены системы во многих компаниях Европы, Азии и Африки, использующих платформу QPR. Но в каждом регионе есть свои культурно-экономические особенности, и это является спецификой.

На российском рынке существуют разнообразные и нестандартные, индивидуальные подходы к мотивации. На смену премиям приходят нематериальные способы мотивации. Путем опроса персонала выявляются различные методы – сокращение рабочей недели за счет увеличения производительности труда, всевозможные социальные блага, помощь работнику в развитии его индивидуальных качеств, статуса и пр. Суть заключается в том, что мотивационные системы должны помочь компаниям повысить их конкурентоспособность. Руководители компаний после внедрения систем получают значительную экономическую выгоду, а персонал – стимул к повышению собственного благосостояния.

Практика, проверенная временем, показала правильность осуществляемых руководством компаний преобразований. Успешно выстроенные системы мотиваций помогли им выстоять в сложных экономических условиях.

Основную роль в развитии систем мотивации на платформе QPR в России выполняли специалисты Московского представительства QPR. Они сумели правильно развить партнерские отношения и распределить среди партнеров роли в комплексной программе развития автоматизированной системы мотивации персонала.

ЯНИ ХАРККИ, директор по проектам QPR SOFTWARE PLS (Финляндия)

Источник: "Финансовая газета" № 6, 4 февраля 2010 г. (Региональный выпуск)